Identifică furnizorii
Furnizorii de încredere îți permit să oferi clienților produse și servicii de calitate, la timp. Compară mai multe opțiuni înainte de a decide și evită să depinzi de un singur furnizor pentru resursele critice.
Negociază contractele de furnizare
După ce ai ales furnizorul, negociază condițiile și consemnează-le într-un contract scris. Un contract clar previne disputele privind drepturile și obligațiile părților. Elementele esențiale sunt obiectul contractului, termenele și modul de livrare, prețul și termenul de plată.
Este recomandat să incluzi și:
- calitatea așteptată și modul de recepție a mărfii;
- perioada de garanție;
- momentul în care riscul de pieire fortuită a bunurilor trece la tine;
- penalitățile și dobânda de întârziere;
- clauza privind impedimentul justificator (forța majoră);
- condițiile de rezoluțiune a contractului;
- modul de soluționare a litigiilor (negociere, mediere, arbitraj sau instanța de judecată) și, pentru contractele cu parteneri străini, legea aplicabilă.
Gestionează procesele de achiziții și relații cu furnizorii
Relațiile bune cu furnizorii se construiesc pe încredere și transparență și sunt esențiale pentru controlul stocurilor. Un proces de achiziții clar – cine solicită, cine aprobă și cum compari ofertele – îi ajută pe furnizori să știe la ce să se aștepte și îți permite să reacționezi rapid la abateri.
Soluționarea dificultăților cu furnizorii
Problemele cele mai
frecvente sunt livrările întârziate sau ratate, produsele greșite ori defecte
și facturile contestate. Tratează-le prompt, în scris și cu bună-credință,
pornind de la prevederile contractului.
Dacă problema îți afectează activitatea, identifică – pe baza planului de afaceri – resursele critice, comenzile afectate, stocurile disponibile și prioritățile de producție, apoi activează, la nevoie, un furnizor alternativ.
Gestionează lanțul de aprovizionare
Lanțul de aprovizionare leagă toate etapele prin care produsul ajunge la client: gestionarea cererii și a comenzilor, achiziția, stocurile și depozitarea, producția și distribuția. Un lanț bine gestionat îți permite să livrezi produse mai bune, la un cost mai mic, și îți oferă un avantaj competitiv.
Organizează lanțul în funcție de termenele de livrare, de capitalul disponibil pentru stocuri și de planurile de creștere. Tehnologia te poate ajuta, dar nu ai nevoie de sisteme software costisitoare pentru a începe: un tabel bine ținut este un prim pas bun.
Managementul riscului lanțului de aprovizionare
Principalele riscuri sunt întreruperile de livrare, creșterile bruște de preț și dependența de un singur furnizor. Convine cu furnizorii principali asupra costurilor logistice și a stocurilor de siguranță, astfel încât să poți face față unor evenimente neprevăzute.
O abordare structurată te ajută să generezi, să captezi și să protejezi valoarea în lanțul de aprovizionare:
Aplicarea unor abordări structurate te va ajuta escaladezi provocările cheie și să încorporezi o valoare durabilă, așa cum este ilustrat aici:
Adaptarea planului de aprovizionare
Provocările întâlnite frecvent în aprovizionare sunt:
- menținerea controlului asupra activităților și costurilor de aprovizionare;
- gestionarea riscurilor operaționale și a relațiilor cu furnizorii;
- pierderile de profit și clienții nemulțumiți în cazul unei crize de aprovizionare;
- introducerea tehnologiilor în operațiunile zilnice;
- intrarea pe piețe noi și concurența cu companii mari.
Lanțuri de aprovizionare micro
Digitalizarea permite afacerilor să colaboreze mai ușor cu furnizori și firme de livrare locale. Un micro-lanț de aprovizionare aduce producția finală, asamblarea și livrarea cât mai aproape de client, reducând dependența de marii producători.
Dacă este posibil, organizează un lanț de aprovizionare „cap-coadă” (end-to-end), care acoperă întregul proces, de la achiziția resurselor până la livrarea către client. Eliminarea verigilor inutile reduce costurile și riscul de întreruperi și, odată cu trecerea la comerțul electronic, îți permite să anticipezi mai bine cererea. Un astfel de lanț funcționează cel mai bine cu un sistem de planificare a resurselor afacerii (PRA), care leagă stocurile, achizițiile, producția, vânzările și finanțele.
Un exemplu ilustrativ al adaptării unui model a lanțului de aprovizionare
O mică afacere de producție alimentară comanda cantități reduse de materie primă. Furnizorii mari percepeau taxe suplimentare pentru comenzile mici, aplicau aceleași costuri de ambalare și livrare ca pentru comenzile mari și nu le acordau prioritate.
Proprietara a cerut furnizorului o ofertă mai bună. Acesta nu a putut reduce prețul, dar i-a indicat alți producători mici din regiune pe care îi aproviziona. Cu ajutorul unei asociații locale de IMM-uri, proprietara i-a contactat, iar firmele au convenit să își grupeze comenzile într-una singură.
Rezultatul: toate firmele au obținut reduceri de volum, termene de livrare mai scurte (fiind atinsă cantitatea minimă pentru livrarea rapidă) și condiții de plată mai bune, fără avans sau garanție bancară.
Gestionează inventarul
Stocurile păstrate mult timp în depozit blochează bani care ar putea fi folosiți în altă parte. De aceea, trebuie să știi în orice moment ce produse ai, unde se află și în ce cantitate. Un sistem de evidență inexact sau neactualizat duce la lipsuri, la surplusuri și la pierderi.
Controlul stocurilor înseamnă să cunoști ce articole ai (cele pe care le vinzi, le folosești sau le produci), unde se află și câte sunt. Folosește lista de verificare a stocurilor. Un control eficient îți permite să reduci costurile, să onorezi comenzile mai rapid și să deservești mai bine clienții.
Monitorizează stocurile, în special ce vinzi, folosind tabele Excel, baze de date simple sau programe specializate de evidență. Pe termen lung, sistemele de gestionare a stocurilor mai avansate îți permit să analizezi tendințele de vânzare și să previzionezi cererea. Acordă atenție deosebită produselor care se vând greu, celor perisabile și celor sezoniere.
Managementul inventarului cuprinde controlul achizițiilor, gestionarea depozitului, controlul cantităților destinate vânzării și onorarea comenzilor. Inventarierea periodică te ajută să identifici bunurile pierdute, furate sau deteriorate
În cadrul inventarierii se stabilește existența efectivă a activelor și datoriilor și se compară cu datele contabile, se constată creanțele compromise și datoriile prescrise, bunurile depreciate sau neutilizate și se verifică respectarea condițiilor de păstrare. Stocurile primite în timpul inventarierii se înregistrează într-o listă separată, în prezența comisiei.
