Extinderea afacerii online

Sunt gata să-mi trec afacerea on-line? 

Înainte de a-ți extinde afacerea în mediul online, evaluează cât de pregătite sunt procesele și oamenii tăi pentru digitalizare. Întrebările din acest formular de evaluare te ajută să faci această analiză în câțiva pași. 

Identifică strategia și obiectivele de afaceri

• Care este strategia ta de afaceri și cum se potrivește cu viziunea ta digitală?
• Cât de inovatoare sunt planul și strategia ta digitală?
• Ai resursele interne sau externe necesare pentru transformarea digitală?
• Este cultura afacerii tale deschise digitalizării? 

Identifică obiectivele și domeniile pentru digitalizarea întreprinderii 

După ce ai clarificat strategia, stabilește ce domenii și procese merită digitalizate. Pornește de la tehnologiile pe care le folosești deja și întreabă-te în ce măsură te ajută să:

• reduci costurile, de exemplu, prin vânzarea online; 
• scurtezi timpul de la comandă la livrare;
• eficientizezi activitățile administrative și de suport;
• reduci stocurile;
• obții venituri din servicii suplimentare;
• îmbunătățești experiența clienților și a angajaților;

Stabilește prioritățile de digitalizare în funcție de nivelul tehnologic actual și de obiectivele-cheie ale afacerii.

Estimează resursele deținute

Orice transformare importantă implică echipa și resursele disponibile. Înainte de a digitaliza întreaga afacere, evaluează ce ai deja.

O digitalizare reușită cere nu doar instrumentele și datele potrivite, ci și o organizare internă adecvată. Acordă atenție protecției datelor personale ale clienților: aceștia trebuie să aibă încredere că informațiile lor sunt în siguranță.

Ce este necesar pentru a îți dezvolta abilitățile digitale

Ciclurile de afaceri mai rapide și riscurile noi cer o conducere implicată în digitalizare la nivelul întregii afaceri. Poți aduce competențe digitale noi prin angajarea unor specialiști (de exemplu, în comerț electronic, analiza datelor sau rețele sociale), care îi pot ajuta pe colegi să învețe prin instruire și mentorat intern. Clienții compară și cumpără acum oricând, de oriunde, iar afacerea ta trebuie să se adapteze  

Determină procesele și calea pentru reproiectare digitală 

Pentru fiecare proces principal și auxiliar al afacerii, ia în considerare: 

• alegerea unor soluții IT potrivite, stabile și fiabile;
• investiția în tehnologie, aliniată cu strategia comercială;
• o cultură a inovării și a creșterii;
• conformitatea soluțiilor (de exemplu, a site-ului) cu legislația privind comerțul electronic, protecția consumatorilor și protecția datelor personale.

În unele domenii, lipsa din mediul online te poate scoate de pe piață: în comerț (concurenții vând online o gamă largă de produse), în alimentația publică (comenzi și livrări online) și în turism (vizibilitatea pe marile platforme de rezervare.

Stabilește o prezență online 

Pentru o afacere online de succes, concentrează-te pe:

• un magazin online simplu, atractiv și fiabil, adaptat pentru telefon;
• respectarea cerințelor fiscale și legale aplicabile magazinului online;
• o logistică bine organizată – livrarea este parte din serviciul tău;
• o strategie profesionistă de marketing digital;
• competențele necesare pentru administrarea magazinului – la nevoie, apelează la ajutor extern.

Magazinul online trebuie să afișeze, de regulă într-o secțiune „Termeni și condiții”, informațiile obligatorii pentru consumatori:

• caracteristicile principale ale produselor sau serviciilor;
• denumirea și IDNO-ul întreprinderii (sau numele și IDNP-ul întreprinzătorului individual), adresa sediului și a locului de activitate, telefonul și e-mailul;
• prețul total, cu toate taxele incluse, și costurile de transport și livrare (sau modul de calcul al acestora);
• modalitățile de plată și de livrare și termenul de livrare;
• dreptul de revocare – condițiile, termenul și procedura;
• existența garanției legale de conformitate;
• după caz: durata contractului și condițiile de încetare, avansurile sau garanțiile financiare cerute, funcționalitatea conținutului digital și posibilitatea de soluționare extrajudiciară a reclamațiilor.

Utilizarea platformelor terțe

Poți vinde produsele sau serviciile și prin platforme de intermediere sau livrare deja cunoscute de clienți – de exemplu, Glovo sau platformele locale de livrare pentru alimentație publică, Booking.com și Airbnb pentru cazare sau Bolt pentru transport. Ele îți oferă acces rapid la clienți și la metode de plată comode, cu o acoperire greu de obținut de o afacere mică pe cont propriu. Ia în calcul comisioanele și condițiile contractuale ale platformei.

Gestionarea rețelelor de socializare

Rețelele sociale te ajută să înțelegi nevoile clienților și să comunici direct cu ei. Meta pune la dispoziție gratuit un director de resurse de învățare și instrumente pentru afaceri mici: publicitate, măsurarea rezultatelor, targetarea publicului, promovarea afacerilor locale. Instrumentele de bază (promovarea postărilor, publicul similar, statisticile paginii) sunt disponibile în Meta Business Suite. 

Afacerile care nu folosesc rețelele sociale pierd teren în fața concurenților. Când îți construiești strategia, răspunde la câteva întrebări:

 Experiența clientului

Folosește acest formular pentru alegerea celor mai potrivite rețele sociale.

Creșterea abilităților digitale ale echipei

Pe măsură ce îți adaptezi modelul de afaceri, ai nevoie de o echipă cu competențe digitale actualizate permanent – mai ales în perioadele de criză sau când se lucrează flexibil. Organizează instruiri ori de câte ori introduci tehnologii sau procese noi. Află mai multe despre dezvoltarea echipei. 

Formarea unei echipe cu competențele potrivite este o provocare chiar și pentru companiile mari. Vezi și cum crești performanța echipei.

Află cum să colaborezi și să lucrezi cu angajații utilizând instrumente

Munca la distanță și hibridă cere instrumente și obiceiuri noi de colaborare. Pentru ședințe online poți folosi Microsoft Teams, Zoom sau Google Meet; pentru coordonarea proiectelor și a sarcinilor – Trello sau Asana; pentru calendar, e-mail, stocarea și partajarea fișierelor și chestionare online – Google Workspace sau Microsoft 365. Nu ai nevoie de multe instrumente: o colaborare eficientă depinde mai mult de modul în care le folosești decât de numărul lor.

Consultă modelele: cum să organizezi ședințe virtuale și nouă sfaturi pentru securitatea conferințelor video. 

Instrumente și software-uri utile

Folosește la maximum instrumentele digitale disponibile pentru procesele, documentele și operațiunile de zi cu zi. 

Cum pot gestiona documentele și procesele de afaceri?

Folosește documente și canale electronice ori de câte ori este posibil.

Tipul sistemului	Exemple de soluții
Contabilitate, stocuri și facturare	Programe locale de contabilitate (de exemplu, 1C), servicii online de facturare
Planificarea resurselor afacerii (PRA)	SAP Business One, Odoo, Microsoft Dynamics, soluții locale
Relația cu clienții (CRM)	HubSpot, Bitrix24, amoCRM
Gestionarea proiectelor și sarcinilor	Trello, Asana
Evidența timpului de lucru	Clockify
Stocarea și partajarea documentelor	Google Drive, One Drive
Instruire online	Coursera, platformele de instruire ale furnizorilor.

Tot mai multe servicii publice pentru antreprenori sunt disponibile online. Principalele platforme:

• EVO – portalul guvernamental unde accesezi serviciile publice și informațiile despre tine și afacerea ta, de oriunde.
• MPower – platforma prin care acorzi sau primești împuterniciri de reprezentare în relația cu autoritățile, inclusiv accesul la cabinetul electronic al companiei. Astfel, administratorul nu mai trebuie să facă totul personal: o persoană împuternicită poate accesa serviciile în numele companiei, cu propria semnătură electronică, ceea ce economisește timp și limitează accesul doar la persoanele autorizate.
• Cabinetul personal al contribuabilului (SFS) – prezentarea dărilor de seamă, emiterea facturilor fiscale electronice (e-Factura), consultarea obligațiilor fiscale, înregistrarea ca plătitor de TVA, înregistrarea subdiviziunilor și a echipamentelor de casă și de control, obținerea certificatelor (de rezidență, privind TVA) și alte servicii

Ecologic și fără hârtie– o soluție sustenabilă 

Documentele electronice, e-mailul și recunoașterea optică a caracterelor (OCR) reduc costurile de arhivare, căutare și introducere a datelor, precum și cheltuielile cu hârtia și imprimarea. Înainte de a renunța complet la hârtie, verifică la Agenția Națională a Arhivelor ce documente pot fi păstrate în format electronic. Termenul de păstrare a  documentelor electronice este același ca pentru documentele pe hârtie, iar termenele pe tipuri de documente pot fi consultate aici.

Pașii mici contează: salvarea digitală a chitanțelor sau o semnătură de e-mail de tipul „Te rugăm să nu tipărești acest mesaj decât dacă este necesar” comunică angajamentul ecologic al afacerii.